일에 쫓겨 칼퇴는 꿈만 꾼다? 업무 효율 높이는 미니멀 비즈니스

늘 책상 위가 엉망진창이고 컴퓨터 바탕화면에는 각종 아이콘으로 꽉 차 있다. 찾는 자료는 아무리 뒤져도 나오질 않아 온종일 짜증 난 채로 일한다면 ‘미니멀’을 업무에 도입해보자. 집안 물건을 정리해 꼭 필요한 것만 간직하는 미니멀 인테리어는 회사 업무에도 적용할 수 있다. 여유만만 직장인으로 거듭날 수 있는 방법 ‘미니멀 비즈니스’. 

미니멀 비즈니스

미니멀 비즈니스의 키포인트는 주변을 정리해 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들고 해야 할 일을 시각화해 업무 효율을 높이는 것이다.

이런 사람이라면 미니멀 비즈니스에 도전해보자.
□ 바빠서 늘 책상 위가 엉망진창이다.
□ 월말까지 영업 목표를 달성하기 위해 쩔쩔 매고 있다.
□ 특별히 느리거나 실수가 많은 게 아닌데 늘 야근한다.
□ 올해는 반드시 다이어트에 성공하려고 했지만 확찐자가 됐다.
□ 영어 공부를 시작했지만, 한 달도 못 돼 흐지부지됐다.    

출근하면 할 일을 정리한다

출근하자마자 5~10분간 집중해 오늘의 할 일을 작성하고 업무가 시작되는 동시에 일에 집중한다. 해야 할 업무를 생각나는 대로 적어내려간 뒤 오늘 중 반드시 해야 하는 업무는 O, 오늘 마무리하지 않아도 되는 업무는 X로 표시한다. O 표시가 되어 있는 업무부터 진행하면 돼서 업무의 흐름이 한눈에 보인다.

대부분 쉬운 업무부터 먼저 하는 경향이 있는데, 오후 4시가 되면 아직 처리하지 못한 업무가 산더미처럼 쌓여있다는 사실을 깨닫고 좌절하는 경우가 많다.    

오늘의 할 일을 토대로 시간을 배분하는 것도 좋다. 오전 중, 오후 전반, 오후 후반 3가지로 하루를 분할한다. O 표를 한 업무부터 스케줄에 배분하면, 하루 업무 흐름이 자연스럽게 그려진다. 

서류는 색을 구분해서 정리한다

서류는 분류해 클리어파일에 넣은 뒤 색이 다른 스티커를 붙인다. 불필요한 것은 바로 처분하고 혹시 몰라 버리기 망설여지는 자료는 임시 보관 상자에 넣어놓는다. 매주 월요일 아침에는 10분을 투자해 상자에 담긴 자료를 확인하고 버릴지 보관할지 최종 결정한다.      

메일 확인하는 시간을 정한다

직장인들이 시간을 낭비하는 일 첫 번째가 바로 메일 체크다. 메일을 받을 때마다 일일이 확인하고 처리하느라 자꾸만 업무가 중단되는 경우가 많은 것. 메일 때문에 일에 도무지 집중하기 어렵다면 메일 읽는 시간대와 답장하는 시간대를 미리 정해놓는다.

가령 메일 읽는 시간은 오전 9시와 오후 3시로 하루 2회(각 15분씩), 답장이 필요한 메일에는 별표를 체크해 오전 11시와 오후 5시로 2회(각 15분씩)로 한해 처리하는 것이다.

퇴근 1시간 전 알람을 맞춘다

칼퇴는 꿈도 못 꾼다면? 이제부터 오후 6시 퇴근시간이라면 오후 5시에 알람을 맞춰보자. 알람이 울리면 오늘의 할 일에 O로 표시한 업무는 모두 완료했는지 확인하고 오늘 업무는 어느 정도 진척됐는지 살펴본다.

퇴근하기까지 1시간 동안 남은 업무를 처리하는 데 최대한 집중하면 생산성이 향상된다. 또 내일 업무를 간단히 정리할 수 있어 시간을 절약할 수 있다.    

반복해서 하는 일은 체크리스트로 정리한

여행 갈 때마다 무엇이 필요한지 일일이 생각하며 짐을 싸느라 시간을 보내는 사람이 있는가하면 여행 짐싸기 목록을 한번 만들어두고 목록을 확인해가며 신속하게 짐을 싸는 사람이 있다.

업무도 마찬가지다. 여러 번 반복해서 하게 되는 일은 체크리스트로 정리, 문서화해서 담당자에게 전달할 수 있다. 가령 신입사원에게 전화나 고객 응대법을 가르칠 때 행동 순서를 세밀하게 체크리스트로 만들어 전달한다. 한번 신경 써서 만들어두면 여러 차례 사용할 수 있어 편하다.  

불안은 종이에 쓴 뒤 버린다

각종 걱정으로 눈앞의 일에 집중하지 못하는 성향이 있다. 이 경우 노트나 종이에 머릿속에 떠오른 생각을 그대로 적어본 뒤 구깃구깃 구겨서 쓰레기통에 버린다. ‘고민을 벗어 던지듯이’ 버리는 것만으로도 마음이 홀가분해지는 효과가 있다. 한글파일이나 컴퓨터 메모장에 적는 것보다 직접 펜을 들고 써내려가는 편이 마음 정리에는 더 효과적이다.  

메일함은 정리한다

광고, 스팸 메일로 넘쳐나는 메일함. 정작 중요한 정보는 놓치기 쉽다. 회사 메일부터 개인 메일까지 그때그때 정리하고 비울 것은 싹 비운다. 더불어 지금은 안 들어가는 카페나 인터넷 사이트도 탈퇴한 뒤 비운다.

 

사진=pexels